Le monde des affaires est de plus en plus marqué par la nécessité d’optimiser l’utilisation, le traitement et la conservation des informations. Par conséquent, la gestion documentaire est devenue une préoccupation majeure pour les entreprises qui souhaitent s’adapter à ces défis.
Mais le sujet est vaste et il est facile de partir dans tous les sens. C’est pourquoi nous explorerons ici les différentes facettes de la gestion documentaire, notamment les solutions disponibles, les mécanismes clés et les processus à mettre en place.
Les solutions de gestion documentaire : un large éventail d’options
Au fil des ans, plusieurs solutions de gestion documentaire ont été développées pour répondre aux besoins spécifiques des organisations. Ces solutions peuvent être classées en deux catégories principales :
- Les logiciels de gestion documentaire (GED) : Il s’agit de systèmes informatiques conçus pour gérer et stocker des documents numériques. Ils permettent de centraliser l’ensemble des informations d’une entreprise, d’y accéder facilement et de les partager entre collaborateurs.
- Les services externalisés de gestion documentaire : Certaines entreprises choisissent de confier la gestion de leurs documents à des prestataires spécialisés. Ces derniers prennent en charge l’ensemble du processus, depuis la collecte des documents jusqu’à leur archivage ou destruction sécurisée.
Choisir la solution adaptée à son entreprise
Pour choisir la solution de gestion documentaire la mieux adaptée à votre organisation, il est essentiel de définir vos besoins et contraintes. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- La taille de votre entreprise : les solutions logicielles de gestion documentaire sont généralement plus adaptées aux petites et moyennes entreprises, tandis que les services externalisés peuvent être plus appropriés pour les grandes organisations avec un volume important de documents.
- Les coûts : comparez les coûts associés à chaque solution (acquisition de logiciels, formation, maintenance, etc.) et évaluez le retour sur investissement potentiel.
- La sécurité des données : assurez-vous que la solution choisie respecte les normes de sécurité en vigueur et protège efficacement vos informations sensibles.
- L’interopérabilité avec d’autres systèmes : la solution de gestion documentaire doit pouvoir s’intégrer facilement à vos outils existants (logiciels de gestion, messagerie, etc.).
Le mécanisme de la gestion documentaire : une organisation structurée
La réussite d’une stratégie de gestion documentaire repose sur la mise en place de mécanismes clairs et structurés. Parmi eux, on retrouve notamment :
- La classification des documents : Il est essentiel de créer une taxonomie ou un plan de classement permettant de catégoriser et localiser facilement les documents.
- La gestion des versions : pour éviter la confusion entre différentes versions d’un même document, il est nécessaire de mettre en place un système de versioning qui enregistre les modifications apportées et permet de retrouver une version antérieure si besoin.
- Les workflows ou processus documentaires : la gestion des documents implique souvent plusieurs intervenants (auteurs, validateurs, lecteurs, etc.). Il est donc crucial d’établir des processus clairs pour la création, la validation, la diffusion et l’archivage des documents.
- La politique de conservation et d’archivage : selon la nature des documents et les obligations légales, il convient de définir les durées de conservation et les modalités d’archivage (numérique, papier, etc.).
Mettre en place un système de gestion documentaire efficace
Pour mettre en place un système de gestion documentaire efficace, il est nécessaire de suivre quelques étapes clés :
- Réaliser un audit documentaire : analysez vos documents existants, identifiez les problématiques et déterminez les objectifs à atteindre.
- Définir les rôles et responsabilités : établissez qui sera responsable de la mise en œuvre du système de gestion documentaire, ainsi que des différentes actions liées à la gestion des documents (création, validation, archivage, etc.).
- Élaborer un plan de formation : sensibilisez vos collaborateurs aux enjeux de la gestion documentaire et formez-les aux outils et pratiques à adopter.
- Réaliser un suivi régulier : évaluez régulièrement l’efficacité de votre système de gestion documentaire et ajustez-le si nécessaire.
Le stockage des documents : un enjeu crucial pour la gestion documentaire
La question du stockage des documents est un aspect essentiel de la gestion documentaire (ged). En effet, il est nécessaire de garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations. C’est probablement le plus gros défi lorsque l’on parle d’archivage électronique.
Le stockage physique des documents
Pour les documents physiques (papier), le stockage doit être organisé de manière à faciliter leur localisation et leur consultation. Il convient également de prévoir des mesures de protection contre les risques d’incendie, d’inondation ou de vol.
Le stockage numérique des documents
Pour les documents numériques, plusieurs options s’offrent aux entreprises :
- Le stockage sur des serveurs internes : cette solution présente l’avantage de garder le contrôle total sur vos données, mais nécessite un investissement important en matériel et en maintenance.
- Le stockage dans le cloud : de plus en plus d’entreprises optent pour cette solution qui permet de bénéficier d’un accès flexible et sécurisé aux documents, tout en réduisant les coûts liés au matériel informatique. Attention toutefois, vous devez dépendant d’un prestataire externe qui peut être défaillant. Cela pose aussi des soucis d’un point de vue sécuritaire.
- Le stockage hybride : cette approche combine le stockage interne et le stockage dans le cloud, permettant ainsi de profiter des avantages de chaque solution tout en palliant leurs inconvénients.
Quelle que soit la méthode de stockage choisie, il est essentiel de mettre en place des sauvegardes régulières et des plans de reprise d’activité en cas de sinistre ou de cyberattaque.
Se pose également la question de l’indexation de l’accès aux données. SI la taille de votre base de données est conséquente, il faut qu’un utilisateur puisse facilement trouver une documentation, un contrat… avec une simple recherche.
En somme, la gestion documentaire est un élément clé pour assurer une bonne organisation et une meilleure efficacité au sein d’une entreprise. Les solutions, mécanismes et processus présentés dans cet article permettent de gérer et stocker les documents de manière optimale, tout en respectant les contraintes légales et sécuritaires.
